Zeitmanagementmethoden: Teil 1 - Diese Zeitfresser solltest du meiden!

Foto: Ruby Nagel

Kennst du das Gefühl, keine Zeit zu haben?

Besonders wir Frauen sind übertalentierte Multitasking-Asse.

Ich war da lange stolz drauf.

Aber ist das immer so gut?

Ich denke nicht!

Früher betrieb ich Multitasking wie andere Extremsport. Ich war Weltmeister darin.

Aber je mehr ich geschafft habe, desto stärker war das Gefühl, keine Zeit für mich zu haben. Verrückt oder?

In dieser 4-teiligen Serie will ich dir zeigen, wie ich es geschafft habe, wieder mehr Zeit für mich und meine Bedürfnisse zu haben.

Im ersten Teil geht es um den eigentlichen Wert von Zeit, Zeitfresser und Time-Tracking.

3 Schritte, durch die du mehr Zeit für dich gewinnst:

Schritt 1: Werde dir bewusst, wie wertvoll deine Zeit ist

Fakt ist

Zeit kann nicht gespart oder gehortet werden.
Zeit kann man nicht vermehren.
Zeit vergeht kontinuierlich und kann nicht zurückgeholt werden.

>> Zeit ist also sehr wertvoll.

Stell dir folgende Fragen:

Wie viel ist mir eine Stunde Zeit meines Lebens wert?
Wie würde ich mein Leben leben, wenn ich meinen Sterbetag kennen würde?
Gehe ich mit Zeit genauso sorgsam um, wie mit Geld?
Wo verschenke ich meine Zeit und wo sollte ich mehr Zeit investieren?

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Schritt 2: Analysiere deine Zeitfresser

Zeitfresser sind die Dinge und Aufgaben, die mehr oder weniger unbemerkt, wertvolle Zeit sinnlos vertrödeln.

7 klassische Zeitfresser und wie du sie ausschaltest:

#1 - Emails

Quillt dein Postfach vor unwichtigen, uninteressanten Emails über? Verbringst du jeden Tag Zeit damit, echte Emails von Spams zu trennen?

>> Bau einen Spamfilter ein.

>> Deabonniere Newsletter, die du nicht liest.

#2 - Soziale Medien

Facebook, Instagram & Co. können süchtig machende Zeitfresser sein, bei denen die Zeit extreeeeem schnell vergeht.

Selbstkontrolle hilft, ist aber nicht immer einfach.

>> Wenn es dir schwer fällt, kannst du Apps oder Browsererweiterungen wie Waste No Time oder Freedom benutzen. Sie blocken die von dir festgelegten Seiten nach einer von dir vorgegebenen Zeit.

#3 - Internet

Auch im Internet kann man sich schnell verlieren. Laut Statistika verbringen wir Deutschen rund 4,4 Stunden pro Tag im Internet. Man will nur mal schnell nach etwas schauen und schwubsdiwubs sind 30 Minuten rum. Überall lauern verführerische Überschriften, die „Klick mich“ schreien.

>> Setz dir ein Zeitlimit, wenn du Recherchen ausführst. Apps und Browsererweiterungen wie Waste No Time oder Freedom helfen dir dabei, fokussierter zu suchen, denn sie blocken die von dir festgelegten Seiten nach einer von dir vorgegebenen Zeit.

#4 - Smartphone

Wir entsperren unser Handy rund 75 Mal pro Tag. Wenn wir davon ausgehen, dass wir 16 Stunden am Tag wach sind, entspricht das in etwa 1 Mal alle 13 Minuten.

>> Reduziere so weit wie möglich die Push-Benachrichtigungen deiner Apps. Musst du wirklich jedes Mal eine Nachricht bekommen, wenn dir jemand ein Herz auf Instagram gibt? Eingeschränkte Push-Funktionen helfen dabei, nicht ständig dazu animiert zu sein, auf sein Telefon zu schauen.

>> Schalte dein Handy immer mal auf lautlos oder in den Flugzeugmodus. Gönne dir den Luxus, nicht immer auf Knopfdruck erreichbar sein zu müssen.

>> Verabschiede dich aus WhatsApp-Gruppen, die dein Telefon zum Glühen bringen.

>> Lösche Apps der Sozialen Netzwerke vom Handy und schaue sie nur noch über den Computer an. (Das verringert die Handy und Bildschirmzeit ungemein!)

#5 - Nicht nein sagen können

Ein „Nein“ zu Anderen ist ein „Ja“ zu dir selbst!

>> Schätze deine eigene Zeit wert und überlege, ob dein Gegenüber wirklich Hilfe braucht, einfach nur zu faul ist, es selbst zu machen oder dich vielleicht schon als inoffizielle Assistentin beansprucht, weil er weiß, dass du eh immer ja sagst.

Wem willst du wirklich helfen? Wo ist es deine Zeit wert? Kennst du jemanden, der besser helfen könnte, als du?

#6 - Perfektionismus

Perfektionismus ist nicht nur ein Zeiträuber, sondern kann auch ein Energieräuber sein.

>> Andere Menschen schauen viel weniger streng auf deine Arbeit, als du selbst.

>> Arbeite nach dem Pareto-Prinzip: mit 20% Aufwand schaffst du bereits 80% des Ergebnisses.

Putze deine Wohnung nur 20% deiner sonstigen Zeit, recherchiere nur 20 Minuten statt 1 Stunde. 80% des Stresses kommt von 20% der Dinge, die du tagsüber tun muss. Schau dir diese 20% genauer an.

Die Regel hat auch ihre Ausnahmen und funktioniert nicht bei allem, aber probier’s aus!

#7 - Unstrukturiertes, planloses Arbeiten

Die Arbeit und Aufgaben zu strukturieren und zu planen, spart meiner Erfahrung nach unheimlich Zeit. Und Nerven.

>> Was ist dein Ziel? Brich es auf Zwischenetappen herunter und überlege, wie du jede Zwischenetappe erreichen kannst.

So schaffst du dir ein Gerüst, an das du dich entlang hangeln kannst.

Jetzt du!

Was sind deine Zeitfresser? Schreibe sie auf und finde deine Lösungen.

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Schritt 3: Die Time-Tracking-Methode: Wo verbringst du deine Zeit?

Was ist die Time-Tracking-Methode?

Die Time-Tracking-Methode hilft dir dabei, bewusst zu werden, in welchen Bereichen deines Lebens du viel bzw. wenig Zeit investierst.

Wenn du dir bewusst bist, wie viel Zeit du in verschiedene Lebensbereiche investierst, kannst du entscheiden, wo du mehr deiner wertvollen Zeit verbringen möchte oder wo du vielleicht Zeit verschwendest.

Mach den Test: So benutzt du den Time-Tracker

Skizziere den Time-Tracker auf ein Blatt und fülle die Bereiche aus. O bedeutet, du investierst keine Zeit, 10 bedeutet, du investierst ganz viel Zeit.

>> Hier klicken, um einen Time-Tracker zum Ausfüllen kostenlos herunterzuladen

Analysiere dein Ergebnis:

Schau dir deinen Time-Tracker an und analysiere,

wo du zu viel Zeit investierst
wo du zu wenig Zeit investierst
wo du gerne mehr Zeit investieren würdest
wo du de

Nimm deine Zeit unter die Lupe:

Schau dir die Bereiche, in die du gerne weniger Zeit investieren möchtest, genauer an.

Gliedere den Bereich in Unterbereiche und benutze wieder den Time-Tracker.

Ein Beispiel: Haushalt – du würdest gerne weniger Zeit mit Haushaltsaufgaben verbringen.

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Mögliche Untergruppen:

Wäsche waschen
Putzen
Kochen
Bügeln

Stell dir diese Fragen:

Wie kannst du die Zeit reduzieren? (Ich bügele meine Wäsche nicht. Ich hänge sie schlau auf.)
Kannst du dir die Aufgaben mit deiner Familie teilen? (Mein Freund kocht, ich wasche ab.)
Kannst du dir bezahlte Hilfe holen?
Kannst du für verschiedene Aufgaben z. Bsp. deine Kinder mit einbeziehen? (Mein Hund wedelt mit seinem Puschelschwanz den Staub zusammen – Späßchen!)
Willst du manche Aufgaben zu perfekt erledigen? (Probier die Pareto-Regel.)
Welche Aufgaben kannst du zwischendurch erledigen, ohne dass es sofort in eine Putzaktion ausartet? (Ich putze Waschbecken, Toilette und Dusche immer mal zwischendurch, wenn ich es sowieso gerade benutze.)

Apps für Time-Tracking

Weißt du gar nicht genau, wie viel Zeit du für bestimmte Aufgaben benötigst?

Diese Apps helfen dabei, dir einen Überblick zu verschaffen: (Leider kenne ich bisher nur englisch sprachige Time Tracker. Wenn du deutsche Tipps hast, dann gerne her damit! )

Jetzt du!

Welche Lösungen sind für dich die besten?

Tipp für dich

Heute weiß ich, dass ich viel produktiver bin, wenn ich meinen Monotasking-Modus anschalte.

Arbeite im Monotasking-Modus

Monotasking bedeutet, ich widme mich nur einer Sache.

Für die wichtigsten Aufgaben ist mein bester Freund die Eieruhr. Ich stelle sie auf 45-60 Minuten und arbeite in dieser Zeit ein Thema ab. Um konzentrierter arbeiten zu können, schalte ich das Telefon aus oder stelle es auf lautlos.

Ist die Zeit rum, mache ich 5 Minuten Pause und entscheide neu, ob ich nochmal 45-60 Minuten dran hänge oder nicht.

Für besonders kniffelige oder kreative Aufgaben braucht man oft mehr Zeit, um in den „Flow-Zustand“ zu kommen - in den Zustand, in dem es wie von allein flubscht und die Ideen und Lösungen aus einem heraussprudeln.

In den Flow-Zustand kommt man nur durch Monotasking und auch nur, wenn man über längere Zeit konzentriert an einer Sache arbeiten kann.

Fällt es dir schwer, dich über längere Zeit zu konzentrieren? >> Diese ätherischen Öle helfen dir dabei!

Achtung Falle!

Sobald du produktiv bist und Zeit sparst, lauert die Gefahr, in die Falle der Überoptimierung zu tappen.

Erinner dich an dein Ziel!

Du willst nicht produktiver sein, um noch mehr zu arbeiten!

Wenn du schneller fertig bist, dann mach schneller Feierabend.

Nutze die gewonnene Zeit für dich und triff dich mit Freunden, geh ins Kino, leg dich auf den Boden und höre Musik oder schlürfe ein Käffchen im Fensterbrett.

Das Gehirn und die Nerven brauchen Freizeit, um sich regelmäßig (jeden Tag!) zu erholen.

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Mein Fazit

Wir haben alle 24 Stunden Zeit zur Verfügung.

Wenn du das Gefühl hast, keine Zeit zu haben, um dich mal regelmäßig auszuruhen, um auf dem Sofa herumzulümmeln, Freunde zu treffen, ins Kino zu gehen oder in den Wald zu fahren, dann sind mit großer Wahrscheinlichkeit Zeitfresser am werkeln.

Hör auf mit Multitasking und beginne stattdessen mit Monotasking und investiere die gewonnene Zeit nicht in mehr Arbeit, sondern in mehr Entspannung und Zeit für DICH.

Dein nächster Schritt!

Nimm dir etwas Zeit und überlege, wo dein Zeitfresserchen sitzt und an welchen Stellen du mehr Zeit investierst als du gerne möchtest oder als nötig wäre.

Im nächsten Teil zeige ich dir, wie du durch richtiges Planen Zeit gewinnst und wie du deine Prioritäten klar und deutlich für dich definieren kannst.

Ich zeig dir, welche Heilpflanzen und Übungen dich entspannen!

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